Huishoudelijk Reglement & Statuten
Dé studieclub voor ondernemende managers
én directies werkzaam in het MKB
Secretariaat: info@salesmanagementclub.nl
Huishoudelijk Reglement & Privacy Beleid
Opgericht op 30 december 1968
Herzien en voorgelegd aan de ALV 18 maart 2025
Hoofdstuk 1: Algemeen
Artikel 1. De vereniging draagt de naam SMC - studieclub voor ondernemende managers en is gevestigd in de gemeente Hillegom.
Artikel 2. Het Huishoudelijk Reglement regelt onderwerpen waarin door de Statuten (de datum 26-02-2002) niet of niet volledig wordt voorzien.
Artikel 3. Daar waar in het Huishoudelijk Reglement wordt gesproken over ‘hij’ moet voor personen ook ‘zij’ gelezen worden omdat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen mannen of vrouwen.
Artikel 4. De vereniging stelt zich ten doel de contacten te bevorderen tussen personen die in een verantwoordelijke – leidinggevende functie werkzaam zijn. Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door:
- Het (doen) organiseren van bijeenkomsten
- Het (doen) organiseren van activiteiten
Artikel 5. Het verenigingsjaar loop van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 6. De Algemene Leden Vergadering oefent de wetgevende macht uit: de besluiten van de Algemene Leden Vergadering zijn bindend voor alle leden.
Artikel 7. De vereniging onderhoudt een website waarin een algemeen gedeelte en een afgesloten gedeelte voor leden wordt onderhouden www.salesmanagementclub.nl.
Hoofdstuk 2: Leden
Artikel 8. De vereniging bestaat uit
a 1. Gewone leden
a 2. Studenten
b. Ereleden
Artikel 9. Voor gewone leden wordt een onderscheid gemaakt naar:
personen die op persoonlijke titel zijn ingeschreven
dan wel personen die door hun werkgever als lid van de vereniging zijn ingeschreven ingevolge een bedrijfs-lidmaatschap. Bij een bedrijfslidmaatschap mag men vanuit het bedrijf altijd met 2 personen aanwezig zijn tijdens een event. Leden die worden aangeduid als “student” hebben vrijstelling gedurende het lopende kalenderjaar van contributie en betalen 50% van de cateringkosten in die periode. Deze uitzondering kan eenmalig met 1 kalenderjaar verlegd worden.
Artikel 10. Ereleden zijn personen die, uit hoofde van hun verdienste, als zodanig worden benoemd op voorstel van het bestuur, door de Algemene Leden Vergadering, met tenminste 75% van de aanwezige leden.
Hoofdstuk 3: Het Lidmaatschap
Artikel 11. Aanmelding als gewoon lid is mogelijk:
- door voordracht van een lid van de vereniging
- door het invullen en opsturen van een inschrijfformulier dat via de website van de vereniging toegankelijk is
Artikel 12. Het lidmaatschap eindigt door:
- overlijden
- schriftelijk bedanken uiterlijk drie maanden voor einde van het verenigingsjaar aan het secretariaat
- opzeggen door de vereniging
- ontzetting: in strijd handelen met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadelen.
Artikel 13. Ieder lid wordt geacht de statuten en het Huishoudelijk Reglement/ Privacy beleid te kennen.
Artikel 14. Ieder lid ontvangt bij toetreding als lid van de vereniging een gebruikersaccount voor toegang tot de leden app. Via de app heeft het lid toegang tot een elektronisch exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Bij eventuele geschillen kan een lid zich niet beroepen de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement niet te hebben ontvangen.
Artikel 15. Alle besluiten die door de Algemene Leden Vergadering
moeten worden genomen dienen via de notulen ter kennis van de leden te worden gebracht. Deze besluiten zijn bindend voor alle leden.
Artikel 16. De contributie wordt ieder jaar door de Algemene Leden Vergadering vastgesteld en wel als volgt:
- voor gewone leden die op persoonlijke titel zijn ingeschreven reguliere contributie
- voor studenten leden het daarvoor bepaalde
- bedrijfslidmaatschap, waarbij een bedrijf meerdere werknemers kan inschrijven
Artikel 17. Ieder lid is verantwoordelijk voor het onderhouden van zijn profiel in de ledenadministratie en dient ervoor te zorgen dat de daarin opgenomen gegevens een correcte weergave van feiten geven. Adreswijzigingen moeten binnen 30 dagen aan het secretariaat worden opgegeven.
Artikel 18. De leden hebben het recht:
- tot deelname aan bijeenkomsten, excursies en andere evenementen die door de vereniging worden georganiseerd
- tot het bijwonen van de Algemene Leden Vergadering, het daarin deelnemen aan discussies, het doen van voorstellen en het uitbrengen van een stem
- een aspirant lid voor te stellen
- schriftelijk voorstellen in te dienen en kandidaten voor verschillende functies voor te stellen
Hoofdstuk 4: Bestuur
Artikel 19. Het bestuur bestaat uit een oneven aantal gewone leden minimaal drie en maximaal zeven personen, te weten Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en algemene bestuursleden. Indien de omvang van de vereniging dit vereist zal worden overgegaan tot de aanstelling van een vicevoorzitter, 2e Secretaris en een 2e Penningmeester.
Artikel 20. De bestuursleden worden voor een periode van drie jaar gekozen en treden af volgens een aftreedschema dat op de website wordt gepubliceerd.
Dit aftreedschema is gebonden aan personen en niet aan functies. Indien na een bestuursverkiezing een herverdeling mocht plaatsvinden, moeten de huidige en te verkiezen bestuursleden aftreden in volgorde van de functiebezetting op het moment van de verkiezing.
Aftredende bestuursleden kunnen zich opnieuw verkiesbaar stellen.
Artikel 21. Het bestuur is belast met de uitvoering van dit reglement en alle besluiten die door de Algemene Leden Vergadering zijn genomen.
Artikel 22. De voorzitter leidt de bestuursvergadering en de Algemene Leden Vergadering. Hij heeft het recht daarin discussies te sluiten wanneer hij meent, dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is verplicht de discussie te heropenen wanneer tenminste 2/3 der aanwezigen stemgerechtigden hiertoe de wens te kennen geeft. Hij is woordvoerder van het bestuur. Hij kan stukken en correspondentie van de vereniging die naar buiten gaan medeondertekenen, indien hij dit verlangt. Hij is belast met de representatie van de vereniging en hij vertegenwoordigt haar in en buiten rechte. Voor het aangaan van financiële verplichtingen is medeondertekening van de penningmeester vereist.
Artikel 23. De vicevoorzitter treedt bij afwezigheid van de voorzitter in diens plaats; bij een bestuur van drie leden treedt de secretaris als vicevoorzitter op.
Artikel 24. De secretaris voert de briefwisseling van de vereniging. Hij ondertekent alle van hem uitgaande stukken en houdt hiervan kopie. Op bestuursvergaderingen informeert hij de overige bestuursleden over de uitgaande post. Hij brengt het
jaarverslag uit over de activiteiten van de vereniging op de Algemene Leden Vergadering en houdt de notulen bij van de bovengenoemde vergaderingen. Hij voert de administratie inzake de leden. In onderling overleg kan hij een gedeelte
van zijn werkzaamheden overdragen aan een 2e secretaris. Hij stelt de leden in kennis van de besluiten van de Algemene Leden Vergadering.
Artikel 25. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging. Hij doet die uitgaven die het gevolg zijn van de besluiten die genomen zijn op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering. Hij is verplicht de voorzitter en/of de kascommissie op hun verzoek ten alle tijden inzage van zijn administratie en kas te geven. Alle uitgaven zijn met nota’s onderbouwd. Hij incasseert de contributies en facturen en hij zal in overleg met de overige bestuursleden deze gelden deponeren. In onderling overleg kan hij een gedeelte van zijn werkzaamheden overdragen aan een 2e penningmeester.
Artikel 26.
Wanneer de eerste en/of tweede penningmeester tussentijds aftreedt, is de kascommissie verplicht binnen twee weken de boeken, bescheiden en de kasmiddelen van de vereniging te controleren en binnen één week hierna verslag uit te brengen aan het bestuur. Eerst na décharge door de Algemene Leden Vergadering kan overdracht van de bescheiden plaatsvinden en is de penningmeester ontheven van zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de vereniging.
Artikel 27.
De bestuursleden dienen elkaar zoveel mogelijk behulpzaam te zijn.
Artikel 28. Indien een bestuurslid tussentijds wenst af te treden geeft hij hiervan schriftelijk kennis aan het secretariaat. In de ontstane vacature wordt dan door het uitschrijven van een Algemene Leden Vergadering, ter verkiezing van een nieuw bestuurslid voorzien.
Artikel 29. Indien een bestuurslid aftreedt en niet herkiesbaar is dan wel niet wordt herkozen, is hij verplicht alle in zijn bezit zijnde stukken, bescheiden en eigendommen van de vereniging over te dragen aan de zittende bestuursleden.
Hoofdstuk 5: Kascommissie en werkgroepen
Artikel 30. De Kascommissie wordt gekozen en benoemd door de Algemene Leden Vergadering. Werkgroepen worden benoemd door het bestuur en in de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering bij meerderheid van stemmen benoemd.
Artikel 31. De voorzitter van een werkgroep is een bestuurslid. Een werkgroep bestaat uit minimaal 2 leden.
Artikel 32. Een permanente commissie is: de Kascommissie
Artikel 33. De kascommissie bestaat uit twee leden en een plaatsvervangend lid. Zij controleert de boeken, bescheiden en geldmiddelen van de vereniging alsmede het beheer hiervan door de penningmeester.
Haar rapport wordt op de Algemene Leden
Vergadering ter kennis van de leden gebracht en zij stelt décharge van de penningmeester voor. Zij kan op ieder moment inzage in de boeken verlangen. Indien zij het nodig acht kan de kascommissie zich laten bijstaan door een accountant. De leden van de kascommissie worden voor twee jaar gekozen, waarbij de leden gezamenlijk niet meer dan één jaar de kascommissie vormen.
Het plaatsvervangende lid neemt automatisch de plaats in van het vertrekkende lid. Leden van de kascommissie behoren niet tot het bestuur.
Artikel 34. De Algemene Leden Vergadering en het bestuur kunnen commissies ad hoc benoemen, wanneer zij dit wenselijk achten. Bij benoeming wordt tevens een voorzitter aangewezen.
Hoofdstuk 6: Vergaderingen
Artikel 35. Vergaderingen worden onderscheiden in Algemene- en Bestuursvergaderingen.
Artikel 36. Het bestuur schrijft de Algemene Leden Vergadering uit:
a. tussen 2 januari en 30 juni
b. op verzoek van het bestuur
c. op verzoek van minimaal één vijfde gedeelte van de stemgerechtigden leden
In het geval van het onder c. bedoelde, moet het verzoek met redenen omkleed bij het secretariaat worden ingediend. De Algemene Leden Vergadering moet dan
binnen vier weken na indiening van het verzoek gehouden worden.
Artikel 37. Op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering, als bedoeld in artikel 39 lid a. worden onder meer de volgende punten behandeld:
- notulen van de vorige Algemene Leden Vergadering, respectievelijk Buitengewone leden Vergadering
- jaarverslag van de secretaris
- verslag van de kascommissie
- jaarverslag van de penningmeester
- verkiezing bestuursleden
- verkiezing kascommissie
- vaststelling van de jaarlijkse contributie
- te voeren beleid door het bestuur
- rondvraag
Artikel 38. De schriftelijke uitnodiging voor de Algemene Leden Vergadering wordt ten minst zeven dagen van tevoren verzonden.
Artikel 39. Voorstellen van de leden, te behandelen op de Algemene Leden Vergadering dienen minstens vijf dagen voor de vergadering in bezit te zijn van de secretaris. Later ingekomen voorstellen kunnen slechts in behandeling worden genomen met de goedkeuring van de Algemene Leden Vergadering.
Artikel 40. Het bestuur is verplicht, kandidaten als benoemd in artikel 43, ter kennis te brengen van de leden.
Artikel 41. De bestuursvergaderingen worden belegd:
a. op verzoek van de voorzitter
b. op verzoek van twee bestuursleden.
Geldige besluiten kunnen slechts genomen worden bij aanwezigheid van twee leden indien het bestuur uit drie leden bestaat, bij aanwezigheid van drie leden als het bestuur uit vijf leden bestaat, bij aanwezigheid van vier leden als het bestuur uit zeven leden bestaat
Hoofdstuk 7: Stemmingen
Artikel 42. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de meerderheid van de aanwezige leden de voorkeur geeft aan een schriftelijke stemming.
Artikel 43. Bij een schriftelijke stemming wijst de voorzitter drie leden aan die de uitgebrachte stemmen tellen.
De bij een stemming persoonlijk betrokkenen kunnen geen deel uitmaken van het hiervoor bedoelde driemanschap.
Dit driemanschap beslist tevens over de geldigheid van de uitgebrachte stemmen.
Artikel 44. Ongeldig stemmen zijn:
1. blanco stemmen
2. stemmen die voor meer dan één uitleg vatbaar zijn
3.stembriefjes waarop de naam van de kiezer vermeld is
4.stembriefjes die enige opmerking of mededeling bevatten anders dan de uitgebrachte voorkeur.
Artikel 45. Verkiezingen van personen en besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen
Artikel 46. Bij het staken van de stemmen, bij stemmingen over personen, heeft herstemming plaats. Staken de stemmen dan weer, dan beslist het lot. Bij staken van stemmen over zaken is het voorstel verworpen.
Artikel 47. Worden op een voorstel amendementen ingediend, dan komen deze vóór het voorstel in stemming. Wordt het amendement – of de amendementen – aangenomen, dan wordt het gewijzigde voorstel in stemming gebracht.
Hoofdstuk 8: Schorsingen en Royementen
Artikel 48. Leden, die belangen of de goede naam en faam van de vereniging afbreuk doen, kunnen door het bestuur worden geschorst een periode van maximaal drie maanden. Gedurende deze schorsing hebben zij geen toegang tot de bijeenkomsten, excursies en andere evenementen.
Artikel 49. De ledenvergadering besluit tot opheffing van het schorsingsbesluit, dan wel tot royement van het betreffende lid.
Artikel 50. Schorsing, royement of opheffing van de schorsing wordt binnen 14 dagen aan het lid medegedeeld.
Hoofdstuk 9: Privacy beleid
Vereniging SMC hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit hoofdstuk Privacy beleid ligt vast hoe SMC omgaat met de persoonlijke gegevens die verzameld en verwerkt worden alsmede waarvoor deze gegevens wel en niet worden gebruikt.
1. De gegevens die SMC verzameld:
Vereniging SMC verzamelt de volgende gegevens van haar leden:
- Naam
- Adres
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Geboortedatum
- Bankgegevens (voor contributie-inning)
- Lidmaatschapsnummer
- Eventuele andere informatie die vrijwillig verstrekt wordt
2. Waar de gegevens voor gebruikt worden:
De persoonsgegevens van leden worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Ledenadministratie: Beheer van het lidmaatschap, waaronder het bijhouden van contactgegevens, lidmaatschapsstatus en contributie-inning.
- Communicatie: Versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor vergaderingen, evenementen, en andere informatie die relevant is voor leden.
- Financiële administratie: Verwerken van betalingen zoals contributies, en verstrekken van financiële overzichten indien nodig.
- Evenementregistratie: Beheer van deelname aan evenementen, workshops, en andere activiteiten georganiseerd door SMC.
- Wettelijke verplichtingen: Nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals de boekhouding en belastingaangifte.
3. Waar de gegevens niet voor gebruikt worden:
De persoonsgegevens van leden worden niet gebruikt voor:
- Commerciële doeleinden: Wij verkopen of delen geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.
- Ongevraagde promoties: U ontvangt geen ongevraagde promotionele berichten van derden via ons.
- Profilering: We gebruiken uw gegevens niet om profielen van u op te stellen of om automatische beslissingen te nemen die gevolgen voor u kunnen hebben.
4. Het delen van gegevens met derden:
Vereniging SMC deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening of wanneer dit wettelijk verplicht is. Dit kan onder andere het delen van gegevens met de bank voor contributie-inning of met een drukker voor het verzenden van brieven betreffen. Met alle derden die ledengegevens ontvangen, worden verwerkersovereenkomsten afgesloten om de bescherming van de gegevens te waarborgen.
5. Beveiliging van de gegevens:
SMC neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens van haar leden te beschermen tegen verlies, diefstal of onrechtmatige toegang. Alleen geautoriseerde personen binnen de vereniging hebben toegang tot leden gegevens.
6. Bewaartermijnen
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens alleen bewaart zolang dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor fiscale verplichtingen.
7. Rechten van leden:
Leden hebben het recht om:
- Inzage te krijgen in de lid gegevens die SMC verwerkt.
- Onjuiste lid gegevens te laten corrigeren.
- Lid gegevens te laten verwijderen, indien SMC deze niet langer nodig heeft.
- De verwerking van lid gegevens te beperken.
- Bezwaar te maken tegen het gebruik van lid gegevens.
- Lid gegevens in een gestructureerde, gangbare vorm op te vragen (dataportabiliteit).
8. Contactinformatie
indien leden vragen hebben over dit privacy beleid of rechten willen uitoefenen dan dient men contact op te nemen met SMC Secretariaat. Het secretariaat is bereikbaar via:
- E-mailadres: [secretariaat@salesmanagementclub.nl]
- Telefoonnummer: 06-53363320
- Postadres: Mariastraat 32-B / 2181 CT Hillegom
9. Wijzigingen
Vereniging SMC behoudt zich het recht voor om dit privacy beleid te wijzigen. Het SMC bestuur adviseert leden om dit beleid regelmatig te raadplegen. Significante wijzigingen worden via een besluit in de Algemene Leden Vergadering geaccordeerd door leden.
Algemene toestemming
Tijdens evenementen en bijeenkomsten van SMC kunnen foto’s worden gemaakt die mogelijk worden gebruikt voor promotionele doeleinden, zoals op de website, sociale media of in nieuwsbrieven. Door deel te nemen aan deze activiteiten geeft het SMC lid impliciet toestemming voor het gebruik van deze foto’s. Indien een lid bezwaar heeft tegen het gebruik van haar afbeelding, dient dit voorafgaand aan het evenement schriftelijk aan het secretariaat gemeld te worden via het emailadres info@salesmanagementclub.nl.
Hoofdstuk 10: Slotbepalingen
Artikel 51. Door zijn toetreding als lid van de vereniging, verklaart ieder lid zich te zullen onderwerpen aan de Statuten en dit Huishoudelijk Reglement & Privacy Beleid alsmede aan alle verdere, geldig genomen besluiten.
Artikel 52. De vereniging is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade veroorzaakt door de leden tijdens bijeenkomsten, excursies of en evenementen en evenmin aansprakelijk voor schade of ontvreemding van eigendommen van de leden.
De vereniging is ook niet aansprakelijk voor lichamelijk letsel of welk onheil dan ook de leden overkomen op weg naar of van een bijeenkomst, excursie of enig evenement, of gedurende de bijeenkomst, excursie of evenement.
Artikel 53. Een wijziging in de statuten treedt in werking, nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Een wijziging in het Huishoudelijk Reglement & Privacy Beleid treedt in werking op de dag dat de Algemene Leden Vergadering de wijziging goedkeurt, tenzij de Algemene Leden Vergadering een andere datum bepaalt.
Artikel 54. Wijzigingen in de statuten en/of het huishoudelijk reglement kunnen slechts aangebracht worden door de Algemene Leden Vergadering waarin 2/3 der geldig uitgebrachte stemmen zich vóór deze wijziging uitspreekt.
Artikel 55. Voorstellen tot wijziging van de statuten en/of het huishoudelijk reglement dienen tenminste twee weken voor de Algemene Leden Vergadering ter kennis van de leden te worden gebracht.
Artikel 56. Alle wijzigingen en aanvullingen dienen te worden opgenomen in de nog niet uitgereikte exemplaren van de statuten en het huishoudelijk reglement. Bovendien dienen deze wijzigingen en/of aanvullingen schriftelijk aan de leden te worden medegedeeld.
Artikel 57. De ontbinding van de vereniging kan slechts geschieden zoals in artikel 16 van de statuten is bepaald.
Artikel 58. Het bestuur interpreteert de reglementen.
Artikel 59. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 60. Dit reglement treedt in werking op: 18-03-2025.
Dit reglement werd goedgekeurd door de Algemene Leden Vergadering op 19 mei 2009, de laatste door de ALV op 18-03-2025 goedgekeurde aanpassingen zijn erin verwerkt.
Hillegom, 18 maart 2025.